Dette indlæg er udarbejdet i samarbejde med den virksomhed der linkes til og omtales i følgende artikel eller af deres produkter.

Projekter er enormt vigtige for alle virksomheder, da de er en del af alle virksomheders udvikling. Projekter har dog forskellige roller i forskellige virksomheder. Mange virksomheder har en klar driftsafdeling, hvor deres primære opgaver består af standardiserede processer med lav risiko. Andre virksomheder har dog projekter i deres driftsafdeling. Her kan der fx være tale om eventbureauer, da hver eneste event de planlægger kan defineres som et projekt. Eventbureauer er derfor afhængige af godt projektarbejde og god projektledelse for at leve op til deres kunders forventninger.

Et godt team er nødvendigt

For at kunne stille gode events på benene, er det vigtigt at kunne samle et godt hold. Til store events er det ofte ikke nok med et enkelt projekthold, da sådanne event går igennem flere processer. Eventen skal nemlig planlægges på et teoretisk niveau, inden det skal udføres i praksis. Til disse to forskellige opgaver, skal der altså bruges to forskellige teams med hver deres kompetencer. Eventbureauer har ofte faste projektgrupper, og derfor skal de ikke ud og sammensætte nye grupper, hvilket ofte er tilfælde i andre virksomheder.  

Målsætningen skal være realistisk

Jo større eventen er jo større sandsynlighed er der for at undervurdere projektet. Især indenfor byggeverdenen er der nærmest tradition for, at projektet ender med at blive længere og dyrere end først antaget. Men når der er tale om events som oftest har meget faste deadlines, er det vigtigt at starte med en realistisk målsætning. Derfor må de forskellige opgaver helst ikke overskride den planlagte tid. For at holde styr på tiden, er det praktisk med tidsregistrering. Find tidsregistrering her.

Tæt samarbejde med interessenterne

Events er en projekttype som kræver enormt meget samarbejde med kunderne. Der er ud fra kundens budget, tidsramme og forventninger, at eventen skal planlægges. Derfor er det vigtigt for projektgruppen, at de løbende holder kunden underrettet.